Przyjęcia firmowe - kiedy, gdzie i z jakiej okazji

Izabela Dąbrowska

Bardzo często spotkania towarzyskie, bankiety czy koktajle są okazją do przeprowadzenia korzystnych interesów oraz poznania wpływowych osób. Warto wiedzieć, jak dobrać charakter spotkania do okazji, a drugiej strony, jak dobrze reprezentować swoją firmę.

Wybór charakteru przyjęcia firmowego zależy od okoliczności, w jakiej się spotykamy, i od okazji, z jakiej się odbywa. Może to być uroczysta kolacja w ekskluzywnej restauracji czy spotkanie integracyjne w firmie. Zawsze jednak należy je rozpatrywać pod kątem tego, jak jesteśmy postrzegani w takich okolicznościach przez partnerów biznesowych, pracowników czy współpracowników. Jest to dobra okazja do pokazania się jako poważny i potrzebny kontrahent. Kolacja biznesowa czy lunch to również doskonały moment do poznania klasy biznesmena, z którym zamierzamy współpracować lub już pracujemy - często dowiadujemy się właśnie wtedy, z jakim człowiekiem robimy interesy. Niezależnie od tego, jaką formę ma przybrać spotkanie, jest kilka ważnych zasad, których nieprzestrzeganie bądź złamanie może nas kosztować utratę wizerunku godnego partnera w interesach.

Kogo gdzie zapraszamy?
Gdy już wiadomy jest powód zaproszenia gości na spotkanie, należy zdecydować jaki charakter mu nadać. Po zakończonych pomyślnie negocjacjach dobrze jest zaprosić partnerów na kolację. Zasada jest prosta: zaproszenie powinni otrzymać wszyscy, którzy w negocjacjach uczestniczyli. Mniej oficjalne spotkanie może być zakończone kolacją z osobami towarzyszącymi. Warto jednak pamiętać o tym, że zarówno na oficjalnych jak i mniej oficjalnych kolacjach obowiązuje zasada odpowiednika przy stole: prezes powinien mieć możliwość konwersacji z prezesem, dyrektor z dyrektorem itd. Osoba, która nie ma partnera do rozmowy przy stole, czuje się niezręcznie. Dzięki dokładnemu rozplanowaniu, kto gdzie ma usiąść, zapobiegniemy takim sytuacjom.

Trafny wybór
Dobrze jest, gdy mamy sprawdzoną restaurację i pewność, że zarówno menu jak i obsługa są na bardzo dobrym poziomie. Należy wziąć pod uwagę jedzenie, zawartość karty win i renomę lokalu. Jeśli na kolacji będzie większa liczba osób, dobrze jest menu ustalić z kierownictwem restauracji przed kolacją. Pozwoli to znacznie skrócić czas składania zamówień i zyskać czas. Aby wybrane menu było strzałem w dziesiątkę, potrzebujemy również informacji o zwyczajach żywieniowych gości, stanie zdrowia (miejmy na uwadze coraz częstsze alergie) oraz przekonania religijne i ideologiczne. Problem, na szczęście już coraz mniejszy, stanowi wybór win. Jeśli w naszym gronie jest ich smakosz i znawca, może pomóc w wyborze gatunku. Jeśli nikt nie podejmie się zadania, a gospodarz spotkania postanowi zdać się na wybór profesjonalistów - wystarczy poprosić osoby kompetentne w restauracji o dobór odpowiednich win do menu, na które się zdecydowaliśmy.

Jak dyskretnie zapłacić?
Płatności za spotkanie dokonujemy dyskretnie. Na szczęście żyjemy w dobie bankowości internetowej, a coraz więcej restauracji dopuszcza regulowanie należności po kolacji przelewem na konto, co pozwala na dużą dyskrecję. Dobrze jednak ustalić to wcześniej, aby w razie niedomówienia nie stawiać zaproszonych przed katastrofalną w skutkach sytuacją płacenia, a już na pewno nie dzielenia rachunku przy stole! Pamiętajmy, że zawsze płaci gospodarz!

Między kolacją a bankietem
Popularną formą spotkań firmowych są organizowane często cocktail party. Taka forma przyjęcia jest trafiona, gdy zamierzamy zaprosić dosyć znaczną liczbę gości, a okazja nie wymaga bardzo uroczystej oprawy. Cocktail party to bardzo popularna forma organizowania różnego rodzaju przyjęć okolicznościowych. Może być samodzielnym przyjęciem, którego organizacja nie wymaga dużych nakładów finansowych. Trwa zazwyczaj do 3 godziny. Może być również preludium do kolacji. Cocktail party zazwyczaj organizowane są w godzinach późnopopołudniowych lub wieczornych. Odnośnie do menu, na tego typu przyjęciach zazwyczaj podaje się drobne zimne i gorące przekąski oraz oczywiście napoje, również alkoholowe, jeśli zachodzi taka potrzeba. Przekąski - średnio 7 rodzajów - są tak dobrane, aby nie wymagały talerza. Powinny być wygodne do jedzenia za pomocą jednej ręki. Serwując przekąski z tacy, bardzo istotne jest, aby zarówno taca, jak i aranżacja przekąsek robiły bardzo dobre wrażenie estetyczne. Jeśli korzystamy z usług restauracji, kelnerzy serwują napoje bezpośrednio. Mogą to być lekkie drinki, wino czy mocniejszy alkohol. Sygnałem do tego, że party zmierza ku końcowi jest serwowanie deserów, czyli małych koktajlowych ciasteczek, pralinek czy małych szaszłyków owocowych. Cocktail party możemy również urozmaicić o dodatkowe dania, serwowane z bufetów: sałatki, sery, owoce morza itd.

Mniej oficjalnie
Zaraz po cocktail party dużą popularnością cieszą się przyjęcia bufetowe. Doskonale sprawdzają się zarówno przy spotkaniach formalnych jak i nieformalnych. Czas trwania takich przyjęć zależy już od samych organizatorów, od 3 do nawet 12 godzin. Bogato zastawiony bufet pełen dań zimnych, gorących i deserów z dodatkową dekoracją zawsze sprawia korzystne wrażenie estetyczne. Coraz wiekszą popularnością cieszą się w ostatnich czasach niestandardowe formy organizacji spotkań firmowych - np. spotkania integracyjne dla całego zespołu, które mają za zadanie nie tylko przełamanie barier wynikających z hierarchii pracowników w codziennym życiu biurowym, ale też stworzenie możliwości poznania się na neutralnym gruncie. Jednym z ciekawych pomysłów cieszących się dużym powodzeniem w Restauracji Boathouse są wspólne lekcje gotowania połączone z degustacją wina, podczas których pracownicy w grupach, pod kierunkiem szefa kuchni - Luca Dernaucourt, uczą się przygotowywania np. włoskich potraw. Jest to znakomita okazja, by w miłej, niezobowiązującej atmosferze lepiej się poznać i zrelaksować po stresującej biurowej pracy.

Bardzo elegancko
Przyjęcie zasiadane organizujemy z naprawdę szczególnych okazji. Obowiązuje tu bardzo formalny charakter. Goście zanim usiądą do stołu częstowani są aperitifem. Jest to czas na powitanie, poznanie się itd. Potrawy są serwowane kolejno i wzbogacane dobranymi gatunkami win, podawana jest też woda. Do deseru możemy zaproponować szampan, ale może być również podany zamiast win do wszystkich potraw. Kawę i herbatę możemy zaproponować przy oddzielnym stole lub na stojąco w innym pomieszczeniu. Po kawie kelnerzy proponują tzw. after dinner - różnorodne napoje alkoholowe łagodzące smak i poprawiające trawienie po obfitym obiedzie. Przyjęcia takie trwają od 3 do 5 godzin. Dania na oficjalnym przyjęciu podaje się w określonej kolejności. Wiedza ta przydatna jest także przy zamawianiu posiłków w restauracji. Najpierw przystawki zimne i przystawki ciepłe, potem zupy, dania główne (ryby, mięso), sery, deser, owoce oraz kawę i herbatę. Kolejność podawania win: wina białe wytrawne, czerwone wytrawne, słodkie, stołowe - wytrawne i półwytrawne; wina deserowe - słodkie i półsłodkie. W Boathouse często organizowane są także nieco mniej formalne spotkania w formie zasiadanej kolacji połączonej ze szkoleniem winiarskim prowadzonym przez eksperta w tej dziedzinie lub sommeliera. Znakomity dobór potraw i win oraz walory edukacyjne takich spotkań są cenione zwłaszcza przez kadry zarządzające, a jak wiadomo, degustacja znakomitych win w miłej atmosferze sprzyja rozluźnieniu i ułatwia trudne kontakty biznesowe.

Źródło: gazeta Private Banking, nr X grudzień 2007