Monitoring pracowników

{Monika Wojciechowska-Szac} {Grzegorz Kotarba} wspólnicy z kancelarii Wojciechowska$Kotarba

Dopuszczalność stosowania monitoringu wobec pracowników, należy rozpatrywać przede wszystkim w aspekcie prawa do prywatności i ochrony dóbr osobistych. Przejawem tego prawa jest miedzy innymi wolność komunikowania się obejmująca tajemnicę korespondencji i wszelkiego rodzaju kontakty międzyosobowe. Zapewnia to przede wszystkim art. 49 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej. Choć prawo do prywatności nie zawiera się wprost w definicji dóbr osobistych, określonych w art.23 kodeksu cywilnego), przyjmuje się, iż jest to otwarty katalog, obejmujący także dobra osobiste związane ze sferą życia prywatnego, rodzinnego, ze sferą intymności. Pracodawca chcąc stosować monitoring wobec pracowników, nie może zapominać o prawach podstawowych każdego człowieka, o których mowa powyżej, niezależnie od sposobu lub formy prowadzenia monitoringu i użytych narzędzi.

Kamery
Zachęcający dla pracodawców jest monitoring pracowników prowadzony przy pomocy kamer. Czy jest on dopuszczalny w świetle obowiązującego prawa? Brak jest przepisów oraz orzecznictwa w zakresie stosowania kamer w miejscu pracy, a to utrudnia sformułowanie jednoznacznego stanowiska. Nie ma wprost zakazu do podejmowania tego typu działań, jednak w literaturze przyjmuje się, iż należy brać pod uwagę kilka reguł:

1. nie wolno instalować kamer w miejscach, gdzie pracownik może zasadnie oczekiwać zachowania swojej prywatności np. w przebieralni, toalecie;
2. o monitorowaniu należy uprzedzić osoby, które mogą się znaleźć w zasięgu kamer - zasady powinien określać regulamin pracy lub umowa o pracę;
3. dokonane zapisy (taśmy) mogą być przechowywane jedynie na czas niezbędny dla celów monitorowania i w warunkach zabezpieczających je przed dostępem osób niepowołanych.

O tym, czy monitoring jest dopuszczalny będą decydować okoliczności danego przypadku. Zależeć to będzie na przykład od tego:
- jaki jest cel monitoringu,
- jaki jest charakter pomieszczenia, w którym jest kamera,
- jaką pracę wykonują pracownicy.

Monitorowanie pracownika, gdy ma to charakter stały i jest wprowadzone tylko i wyłącznie w interesie pracodawcy, aby kontrolować na przykład wydajność pracy, może zostać zakwalifikowane jako naruszenie prawa do prywatności pracownika.

Poczta elektroniczna
Z uwagi na nierozerwalny związek korespondencji służbowej ze stosunkiem pracy, taka korespondencja może podlec kontroli pracodawcy. Może być jednak kontrolowana tylko korespondencja służbowa, o ile prowadzona jest ze służbowej skrzynki poczty elektronicznej. W przeciwnym wypadku pracodawca może narazić się na zarzut naruszenia dóbr osobistych i roszczenia o naprawienie szkody i o zadośćuczynienie, a także na odpowiedzialność karną dotyczącą uzyskania bez uprawnienia informacji nie przeznaczonej dla pracodawcy - to jest o przestępstwo z art. 267 § 1 kodeksu karnego.

Wprowadzenie kontroli poczty elektronicznej, naszym zdaniem, powinno być poprzedzone poinformowaniem o tym pracowników na przykład poprzez wprowadzenie stosownych postanowień w regulaminie pracy lub w umowach o pracę. Taka informacja znajdująca się w regulaminie bądź umowie daje szanse, aby pracodawca uchronił się przed zarzutami naruszenia dóbr osobistych, czy ingerowania w prywatną sferę życia pracownika, bez jego wiedzy. Stosowne postanowienia regulujące kwestię monitoringu poczty elektronicznej mogłyby zawierać także zakaz używania służbowej skrzynki do celów prywatnych przez pracowników, co w razie naruszenia tego zakazu może stanowić podstawę do egzekwowania od pracownika zaprzestania naruszenia lub wyciagnięcia wobec niego konsekwencji służbowych.

Jeżeli pracodawca prowadzi kontrolę służbowych maili i przy tym napotka prywatne, to naszym zdaniem nie ma prawa się z nimi zapoznać. Zapoznawanie się z prywatną korespondencją może narazić pracodawcę na zarzut naruszenia dóbr osobistych i na odpowiedzialność karną, na którą wskazaliśmy powyżej. Problemu związanego z faktem, że może pojawić się prywatna korespondencja w służbowej skrzynce, nie da się praktycznie całkowicie wyeliminować. Dla bezpieczeństwa pracodawca może zakazać korzystania z poczty elektronicznej dla celów prywatnych albo nakazać oznaczanie przez pracowników prywatnych maili w sposób pozwalający na jednoznaczne ich odróżnianie od korespondencji prywatnej. Konkludując, naszym zdaniem, cele i powody monitorowania pracowników powinny być w każdej firmie wyraźnie określone, a obowiązek informowania pracowników o zakresie kontroli musi być jasno wyrażony. Najlepsze jednak byłoby stworzenie odpowiednich regulacji prawnych, które jasno określałaby możliwości pracodawcy i prawa pracowników w tym zakresie. W przeciwnym wypadku materia ta może stwarzać pole do nadużyć zarówno ze strony pracodawców, jak i pracowników, prowadząc także do konfliktów i sporów między nimi.

Źródło: gazeta Private Banking, 15 naja 2008